Stark variierende Gehälter im Officebereich

Office

Büroarbeit ist ein weitgefasstes Feld: Sie reicht von einfachen Sekretariatsaufgaben bis zu spezialisierten Office-Managementtätigkeiten. Da auch die Voraussetzungen sehr unterschiedlich sind – von der klassischen Ausbildung zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann über das duale Studium an Berufs-akademien bis zum BWL-Studium – variieren die Gehälter stark: im Durchschnitt von 23.000 Euro bis ca. 60.000 Euro.

Für Chefsekretärinnen im Topmanagement von Dax-Konzernen sind auch höhere Jahresgehälter möglich, in Einzelfällen von bis zu 100.000 Euro.  Im Idealfall haben Bürofachkräfte spezialisiertes Wissen. Umso begehrter sind sie in den Unternehmen. Fast 94 Prozent der Unternehmen sehen zurzeit eine Herausforderung darin, geeignetes Personal zu finden, hat die Personalberatung Robert Half in einer Marktbefragung unter Personalern festgestellt. Wer also aus Hochschulzeiten oder dank Zusatzqualifikationen, die zum Beispiel der Bundesverband Sekretariat und Büromanagement anbietet, Spezialwissen mitbringt, hat gute Karten bei der Gehaltsverhandlung
Von Unternehmensseite besonders gefragt sind derzeit Positionen in der Projektassistenz sowie in der Assistenz der Geschäftsführung mit sowohl operativen als auch konzeptionellen Aufgaben sowie selbstständiger Projektarbeit.

Durchschnittsverdienste als Professional [1]

Durchschnittsverdienste nach Ausbildungsgrad/ Studienabschluss

Jahresbrutto in Euro [2]

Bürokauffrau/mann

26.400

Fremdsprachenkorrespondent/in

27.600

Immobilienkauffrau/mann

30.000

IT-Systemkauffrau/mann

31.200

Industriekauffrau/mann

32.400

Betriebswirt/in

54.000

 
Durchschnittsverdienste nach Position
[2] Quelle: Gehaltscheck/karriere.de
[3] Quelle: Robert Half Gehaltsübersicht 2015

 

Einflussfaktoren auf das Gehalt

Unternehmensgröße und Branche
Bei der Höhe der Office-Gehälter spielt die Unternehmensgröße eine wichtige Rolle. In kleinen Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern ist oft mit Abschlägen von bis zu zehn Prozent zu rechnen. In Konzernen dagegen liegen die Gehälter durchschnittlich um mehr als zehn Prozent über dem Durchschnitt. Ins Kalkül zu ziehen ist auch die Branche: Im Bereich Office zahlen zurzeit die Finanz- und die Pharmabranche besonders gut.

Letztlich muss jeder Bewerber für sich abwägen, ob er lieber schnelles Geld verdienen oder auf Karriere setzen möchte. Immer häufiger spielen auch spezielle Arbeitszeitmodelle eine große Rolle: Flexibilität und Zeit für Familie und Hobbys zählen für manche mehr als 100 Euro auf dem Konto. 

Standort mit Mehrwert
Unternehmen in Ballungsräumen sind Spitzenreiter.

Insgesamt sind die Spitzenreiter in der Vergütung im Bereich Office die Großstädte München, Stuttgart, Frankfurt am Main, Wiesbaden, Mannheim, Düsseldorf und Hamburg. Leicht unter dem Durchschnitt zahlen Unternehmen in Köln, Essen und Bonn. Essentiell wird es in Freiburg und Berlin, wo Unternehmen ihren Office-Mitarbeitern ein um 10 % bzw. 13 % niedrigeres Gehalt zahlen als z.B. in Hamburg. Das hat die Gehaltsumfrage von Robert Half [4] ergeben.

[4] Robert Half: Gehaltsübersicht 2015 http://www.roberthalf.de/assistenz-gehalt

 

Ihr Realgehalt

Ob 20.000 oder 60.000 Euro: Mit einem guten Jahresgehalt lässt es sich nicht in jeder Region gleich gut durchstarten. Denn so mancher scheinbare Gehaltsvorsprung entpuppt sich oft als echtes „Leerstück“.  Höhere Mieten in Großstädten wie München oder Frankfurt, die unterschiedliche Kaufkraft bei Lebensmitteln und Konsumgütern, Benzinkosten, Immobilienpreise, Infrastruktur – all das sind Faktoren, die sich im Portemonnaie bemerkbar machen. Ein vermeintliches Traumgehalt kann da schnell zu einem Trauma werden.

Um dem vorzubeugen, ist es ratsam, sich einen Überblick zu verschaffen, in welchen Städten und Regionen es sich finanziell am besten leben lässt. Im Umkehrschluss kann man dann auch ableiten, in welchen Städten ein höhe-res Gehalt wichtig ist, um die monatlich anfallenden Kosten zu decken.

Wieviel also ist das eigene Gehalt wirklich wert?
Das Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung vergleicht die Gehaltsentwicklung in den Regionen und gleicht diese mit den Lebenshal-tungskosten und anderen Ausgaben ab, die Durchschnittsdeutsche tätigen. 

All diese Werte ergeben den Regionalen Kaufpreisindex (RKI), aus wel-chem sich entnehmen lässt, wie viel das eigene Gehalt wirklich wert ist und in welcher Region es sich mit dem gleichen Gehalt besser leben lässt (mögliches Gehaltsplus). 

Die RKI-Berechnungen basieren noch auf dem bundesweiten Durchschnittsgehalt von 28.950 Euro. Aktuell liegt das Medianentgelt aller Vollzeitbeschäftigten laut Bundesarbeitsagentur bei etwa 36.290 Euro/Jahr.

 

Aktuelle Trends und Tipps vom Vergütungsexperten

„Soft Skills sind nicht zu unterschätzen“

Interviewpartner:
Sven Hennige
Robert Half | Senior Managing Director Central Europe & The Netherlands 

Das Interview führte Anne Koschik, Chefredakteurin

Im Office-Bereich sind nach wie vor professionelles Auftreten, gepflegte Umgangsformen und ein hohes Maß an Kundenorientierung entscheidend. Ohne gute Excel-Kenntnisse, Power Point und fließendes Englisch geht es in der Karriere nicht voran. Wer viel Geld verdienen will, sollte schnell Erfahrungen sammeln. Mit ihnen steigt die Verantwortung – und die Chancen auf ein höheres Gehalt.

Sind Akademiker im Bereich Office gut bezahlte Arbeitskräfte?

Grundsätzlich ja, aber die meisten Akademiker wollen sich gerne weiterentwickeln – da sind die Möglichkeiten eingeschränkt. Um ein umfassendes Bild vom Unternehmen zu bekommen, ist die Position  als Assistenz der Geschäfts-führung gut geeignet. Zu beachten ist allerdings, dass für besonders verantwortungsvolle Aufgaben in der Geschäftsführungsassistenz selten Einsteiger infrage kommen. Meist verlassen sich die Chefs dann doch lieber auf Personal mit viel Berufserfahrung. In diesem Bereich können die Jahreseinkommen auf 50.000 bis 60.000 Euro steigen. Die Einstiegsgehälter für das klassische Sekretariat liegen dagegen bei circa  25.000 Euro im Jahr. In der Projektassistenz verdienen Berufseinsteiger zwischen 28.000 und 32.000 Euro. 

Lässt sich grundsätzlich im Bereich Office gutes Geld verdienen?

 Ja. Aber wie gesagt: Berufserfahrung gibt den Ausschlag. Bei Aufgaben, in denen die Mitarbeiter eher zuarbeiten, werden tendenziell geringere Gehälter gezahlt. Je verantwortungsvoller eine Position ist, desto höher kann auch das Gehalt steigen. Mit zehn Jahren plus Berufserfahrung sind für bestimmte Positionen 50.000 bis 55.000 Euro möglich. 

Welche Qualifikationen sind gerade besonders gefragt (und werden daher gut entlohnt)?

MS-Office-Kenntnisse. Das klingt jetzt ganz lapidar, deswegen will ich kurz erklären, worauf es ankommt: Heutzutage sind gute Excel-Kenntnisse ganz wichtig, außerdem geht es nicht ohne Power Point. In großen Unternehmen sollten Office-Mitarbeiter darüber hinaus ERP-Systeme (SAP etc.) beherrschen. Saubere Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift möchte ich nicht unerwähnt lassen. Außerdem wird in der Regel Englisch verlangt – und zwar fließend. Es ist heute normal, dass man für den Vorgesetzten adhoc eine Präsentation in Englisch erstellen muss.

Darüber hinaus sind Soft Skills sehr wichtig – bei der Empfangsdame angefangen bis ins Higher Level: Dazu gehören gutes Auftreten, Kommunikationsfreude, Kundenorientierung, gepflegte Umgangsformen. Es ist wichtig, ein Wohlgefühl erzeugen zu können. Pro-Aktivität ist gern gesehen: Mitdenken, Aufmerksamkeit zeigen, initiativ sein, Prioritäten setzen – das alles zeigt die viel beschworene Hands-on-Mentalität,  Belastbarkeit und Dynamik inbegriffen.

Zahlen mittelständische Unternehmen ihrem Büropersonal generell weniger Gehalt als Konzerne?

Große Unternehmen zahlen im Allgemeinen mehr. Das liegt daran, dass ihnen größere Budgets zur Verfügung stehen und andere Gehaltsstrukturen zugrunde liegen. Sie sind auch eher tarifgebunden. Das ist natürlich auch branchenabhängig. Gut zahlen beispielsweise die Finanz- und Pharmabranche. Ansonsten sind die Ausschläge nicht so stark. 

Aber der Mittelstand ist deswegen nicht weniger attraktiv. Ich nehme da mal ein Beispiel aus dem Finance-Bereich: Ein Steuerfachangestellter in einer Steuerkanzlei mit attraktiver Klientel kommt auf etwa 30.000 Euro Jahresgehalt, ein Finanzbuchhalter im Konzern hat da schon mal 10.000 Euro mehr. Da muss man abwägen, welche Aufgaben und Unternehmensformen einem eher liegen.

Gibt es besondere finanzielle Anreize in Office-Berufen? Wie üblich sind variable Gehaltsanteile?

Leistungsbezogene Komponenten werden auch im Office-Bereich immer beliebter und machen circa fünf bis zehn Prozent des Gesamtgehalts aus. Möglich sind vermögenswirksame Leistungen, die auch steuerliche Vorteile haben. Außerdem die betriebliche Altersvorsorge, Essensgutscheine, Jobtickets oder Parkplatzangebote.

Weitere reizvolle Zusatzleistungen sind zum Beispiel Handys, Tablets oder andere technische Equipments. Die bringen natürlich auch die Gefahr mit sich, für den Chef immer erreichbar zu sein.

Abgesehen von finanziellen Aspekten, nimmt die Work-Life-Balance bei den Arbeitnehmern an Bedeutung zu. Flexible Arbeitszeiten, zusätzliche Urlaubstage, die Möglichkeit zu Home Office – das macht Unternehmen heutzutage attraktiver. Und damit können kleinere Mittelständler punkten, da sie häufig in der Lage sind, flexibel zu reagieren.

Ist es bei Vorstellungsgesprächen ratsam, das Thema Gehalt ins Spiel zu bringen?

Nein, man sollte warten, bis das Thema darauf fällt. Aber wenn darüber gesprochen wird, kann man ruhig fragen, welche Gehaltsbestandteile das Unternehmen anbietet.
Bei Gehaltsforderungen ist das aktuelle Gehalt Verhandlungsbasis. Dann kann man anbieten: „Für das, was Sie mir als Aufgabenfeld beschrieben haben und was ich an Qualifikation mitbringe, halte ich einen Aufschlag von zehn bis 15 Prozent für angemessen.“ Die äußerste Schallgrenze liegt bei einem Plus von 20 Prozent.

Wer in die Gehaltsverhandlung geht, sollte sich immer überlegen, ob nicht auch die neue Herausforderung, die anspruchsvolle Aufgabe, die Entwicklungsmöglichkeiten befriedigen können? Dann kann man auch mal beim Gehalt Abstriche machen. Auch lässt sich eine gehaltstechnische Probezeit festlegen. Vertraglich sollte dann aber geregelt sein, dass das Gehalt nach dieser Zeit angepasst wird.

Werden Bürofachkräfte für ihre Arbeit im Zentrum der Unternehmen – oft als Allroundtalente – überhaupt angemessen vergütet?

Unternehmen sind sich der Wichtigkeit ihrer Office-Fachkräfte bewusst. Man sieht ja auch, dass sich die Gehälter in den letzten Jahren gut entwickelt haben. Und wir haben in einer Arbeitsmarktstudie festgestellt, dass sich die Office-Gehälter weiter gut entwickeln sollen.

Ist es für Büropersonal üblich, bei Gehaltsforderungen in die Offensive zu gehen?

Die Kandidaten sind sich sehr bewusst, dass gutes Fachpersonal knapp ist. Ein selbstbewusstes Auftreten ist daher fast schon Usus. Das liegt sicher auch darin, dass Angestellte mit besonderen Qualitäten oft in den sozialen Netzwerken angeschrieben und zum Jobwechsel aufgefordert werden. 

Sind Home Office und Teilzeit im Bereich Office verbreitet? Und wenn ja – wie wirkt sich dieser Umstand auf das Gehaltsgefüge aus?

Home Office hat keinen Einfluss auf das Gehalt im negativen Sinne, sondern gilt heute als attraktive Zusatzleistung, die vom Unternehmen angeboten wird. Wichtig ist in jedem Falle, als Arbeitnehmer zu prüfen, ob die jeweilige Infrastruktur zuhause zum Home Office passt. Dort zu arbeiten bedeutet auch, für sich selbst genaue Arbeitszeiten festzulegen und diese einzuhalten.

Bei Teilzeit ist das Problem, dass es ein viel zu geringes Angebot gibt. In der Personalvermittlung sehen wir oft, dass das Gehalt tatsächlich anteilig verrechnet wird.  Es ist andererseits aber so, dass diejenigen, die in Teilzeit arbeiten, in der Regel ihre Arbeit sehr gut organisieren und vieles in geringerer Zeit schaffen als ihre Kollegen in Vollzeit. Das ist dann letztlich Ansichtssache, ob man sich schlechter bezahlt fühlt. 

Dieser Artikel ist erschienen am 11.04.2018
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