Die Bewerbung per E-Mail

Die Online Bewerbung

Tipps und Anleitungen für die Bewerbung per E-Mail oder Online

Wenn Unternehmen heutzutage Stellen ausschreiben, weisen sie die Bewerber in der Regel darauf hin, ihre Bewerbungsschreiben online abzugeben. Das bedeutet für die Bewerber, ihre Unterlagen per E-Mail an eine bestimmte Adresse zu schicken. Oder sie müssen Anschreiben, Lebenslauf, Fotos und Zertifikate online hochladen und passende Formulare ausfüllen. Manchmal haben die Bewerber die Wahl, manchmal ist aber auch nur eine Möglichkeit vorgegeben. Bewerber sollten sich genau an diese Vorgaben halten.

Online-Bewerbung

Worauf es beim Schreiben einer Online-Bewerbung ankommt, erfahren Sie hier.

Inhaltlich unterscheiden sich Online-Bewerbungen fast gar nicht von traditionellen Bewerbungen. Aber schriftliche Bewerbungen in einer klassischen Bewerbungsmappe werden vom Arbeitgeber kaum noch verlangt. Besonders Konzerne und große mittelständische Unternehmen akzeptieren gar keine Bewerbungsschreiben per Post mehr. Die Bewerbungsmappe hat dennoch ihre Gültigkeit bewahrt: Sie kommt aber in den meisten Fällen erst wieder beim Vorstellungsgespräch zum Zuge.

1. Online-Bewerbung

Viele Unternehmen schreiben einen Großteil ihrer freien Stellen auf der eigenen Homepage, speziellen Karriereseiten, online auf Jobbörsen oder über Twitter und Facebook aus. Um sich zu bewerben, müssen Bewerber dann entsprechende Online-Formulare ausfüllen und Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse hochladen. Diese Variante der Bewerbung ist immer häufiger anzutreffen. Denn sie ist praktisch und für den Bewerber kostengünstig – und zugleich zeitsparend für den Arbeitgeber, weil Bewerbungen so einfacher und schneller gesichtet werden können. Aber Vorsicht: Sparen beim Bewerbungsfoto ist nicht zu empfehlen. Achten Sie unbedingt auf gute Qualität.


Im Online-Formular erfragt der Arbeitgeber neben den persönlichen Daten die berufliche Laufbahn, Ausbildung, Studium und besondere Zertifikate/Weiterbildungen etc. Zusätzlich gibt es sogenannte Freitextfelder. Hier trägt der Bewerber Motivation, zusätzliche Qualifikationen oder besondere Eignungen für den Job ein.

a) Erst einmal ansehen, dann ausfüllen

Ein Online-Formular muss nicht sofort komplett ausgefüllt werden. Bei den meisten  kann man vor- und zurückblättern. Ist dies nicht möglich, kann man als Bewerber den Umweg wählen, einmal unter falschem Namen einen Probelauf zu machen. Ein Screenshot jeder Seite hilft dann bei der entsprechenden Vorbereitung für den echten Durchlauf.

Wenn Sie konkrete Fragen zum Online-Formular haben, können Sie auch beim Unternehmen nachhaken – per Mail oder Telefon.

b) Vorbereitung der Anhänge

Die Vorbereitung der Anhänge ist auch bei der Bewerbung per Online-Formular das A und O. Dazu gehören:

  • tabellarischer Lebenslauf als PDF
  • Zeugnisse als PDF
  • Online-Profil bei Xing und/oder Linkedin anlegen oder aktualisieren, um darauf später verlinken zu können.

So vermeiden Sie Fehler: Zusatz-Tipps für die Online-Bewerbung 

  • Screenshot von jeder Seite machen
    Diese können Sie später ausgedruckt ins Vorstellungsgespräch mitnehmen. Bei Rückfragen sind Sie so bestens gewappnet. 

  • Alle Felder ausfüllen
    Unvollständige Angaben bergen die Gefahr, dass Bewerber bereits früh aus dem Bewerbungsverfahren herausfallen. Die Vorauswahl der eingehenden Bewerbungen wird oft nach einem bestimmten Muster bzw. einen Algorithmus nach bestimmten Kriterien über eine Software getroffen.

  • Schreibfehler vermeiden und vorschreiben
    Um Schreibfehler zu vermeiden, können Sie Ihre Antworten zum Beispiel in Word vorformulieren und dann in das Online-Formular kopieren. Auf Nummer sicher geht man, indem man seine Antworten von einem rechtschreibsicheren Freund oder Bekannten gegenlesen lässt. 

  • Antworten für die Freitext-Felder vorbereiten 
    Auch hier sollten Sie sich wie bei den anderen Textfeldern vorbereiten. Gibt es eine Zeichenbegrenzung: sinnvoll kürzen. Des Weiteren gilt: Text übersichtlich gliedern, Absätze, Zeilenumbrüche und Spiegelstriche verwenden, damit der Text gut lesbar ist.

  • Bei einem Extra-Anschreiben auf Deckungsgleichheit achten
    Wird extra ein Anschreiben als Datei gefordert, achten Sie darauf, dass die Angaben im Anschreiben mit den Antworten in den Feldern des Online-Formulars übereinstimmen. Vermeiden Sie unbedingt Widersprüche. 

  • Anhänge als PDF – übertreiben Sie nicht
    Wenn Sie Ihren Lebenslauf oder Zeugnisse als PDF hochladen sollen, achten Sie auf Anzahl und Größe der Anhänge. Fassen Sie die Dokumente vorher in einem PDF zusammen. Das erwartet der Arbeitgeber, sorgt für Ordnung und Klarheit und erspart ihm viel Zeit und Arbeit. 

  • Bewerbungsfoto in den Lebenslauf einbinden
    Ihr professionell erstelltes Bewerbungsfoto sollte üblicherweise im Lebenslauf integriert sein. In manchen Fällen kann das Bewerbungsfoto jedoch auch als Extradokument hochgeladen werden. Dies ist abhängig von den Anforderungen im Online-Bewerbungsformular des jeweiligen Unternehmens. 

2. Klassische E-Mail-Bewerbung

Häufig wünscht der Arbeitgeber, dass der Bewerber sein Bewerbungsschreiben mit Anlagen per E-Mail sendet. Die Bewerbung per E-Mail entspricht dem Muster einer klassischen Bewerbung. Sie hat das Anschreiben, den Lebenslauf sowie Zeugnisse und eventuell auch Arbeitsproben zum Inhalt. Achten Sie deshalb unbedingt auf die Anforderungen in der Stellenausschreibung! 

Der Unterschied zu der Bewerbung einer Bewerbungsmappe in Papierform besteht darin, dass die komplette Bewerbung per E-Mail mit PDF-Anhang auf elektronischem Weg versandt wird.

E-Mail-Bewerbung als Kurzbewerbung

Der Bewerber kann sich auch dazu entscheiden, sich dem Unternehmen am liebsten zunächst in Kurzform zu präsentieren. Gerade bei der E-Mail-Bewerbung ist für den Erstkontakt eine Kurz-Bewerbung  beliebt. Personaler können so einen ersten Überblick erhalten, ob der Job-Kandidat überhaupt in Frage kommt. In jedem Fall sollten Bewerber aber anbieten, die vollständigen Unterlagen auf Wunsch nachzuliefern. 

Falls Sie eine eigene Bewerberhomepage besitzen, können Sie schon am Ende des E-Mail-Anschreibens darauf verweisen – und dort beispielsweise weiterführende Informationen wie Zeugnisse, Arbeitsproben und Referenzen zum Download bereitstellen. 

Headhunter wünschen oft nur den ausführlichen Lebenslauf und verzichten auf Anschreiben beziehungsweise Motivationsschreiben. Selbst bei der Weitervermittlung entfallen dann diese traditionellen Bewerbungsschreiben – oder die Personaldienstleister bieten Bewerbern ihre Unterstützung an: Sie kennen die Wünsche ihrer Kunden genau und werden ihren ausgesuchten Kandidaten deshalb den besten Weg zeigen, um bei der Stellenbesetzung berücksichtigt zu werden. 

Tipps für eine überzeugende E-Mail-Bewerbung

Die elektronische Bewerbung ist mittlerweile der Favorit der meisten Unternehmen.
Denn die Unterlagen lassen sich gut bearbeiten – und unkompliziert an die Fachabteilungen und Kollegen weiterleiten. 

Allerdings müssen Bewerber dabei einige wichtige Punkte beachten. Denn es lauern zahlreiche Fehlerquellen. Einige davon sind:

  • schlechte Formatierungen, 
  • zu hohes Datenvolumen, 
  • zu viele einzelne Anhänge oder 
  • Probleme beim Versand

Haben Bewerber die Wahl, sollten sie sich für die E-Mail-Bewerbung – und gegen das Online-Formular entscheiden. Denn der Bewerber hat mehr eigene Gestaltungsspielräume – und das Unternehmen hat weniger Möglichkeiten, automatisch vorzuselektieren. Dies geschieht nämlich bei einer Online-Bewerbung per Formular häufig mit Hilfe einer entsprechenden Software, die nach einem bestimmten Muster und vorgegebenen Kriterien im Vorfeld auswählt, welcher Kandidat es bis zum Personaler schafft.

Und so muss eine E-Mail-Bewerbung aussehen:   

  1. Inhalte beachten
    Was in der E-Mail steht, darüber gibt es verschiedene Meinungen. Zwei Varianten sind üblich:

    Entweder enthält die Mail das komplette Anschreiben. Dann sollte dieses aber auf jeden Fall auch nochmal als Attachment angefügt sein. Denn häufig drucken sich Personaler die Bewerbungsunterlagen komplett aus – oder schicken die PDF-Mappe intern weiter. Da ist es ärgerlich, wenn das Anschreiben nachher verloren geht. 

    Alternativ können Bewerber die ersten ein oder zwei Absätze des Anschreibens in die Mail kopieren – und auf die komplette Version im Anhang hinweisen.

  2. Anschreiben anhängen 
    Bei der Online-Bewerbung ist das Anschreiben neben dem Lebenslauf das Herzstück der Bewerbung – so, wie es aus der traditionellen Papierbewerbung bekannt ist. Bewerber sollten darin genau ihre Motivation erläutern, warum sie sich gerade bei diesem Unternehmen bewerben. Die wesentlichen Qualifikationen, die den Anforderungen in der Stellenausschreibung entgegen kommen, sollten darin genauso aufgelistet sein wie typische Soft Skills, die Ihre Persönlichkeit unterstreichen. Gerne vergessen wird am Ende Ihr möglicher Eintrittstermin ins Unternehmen (Beachten Sie dabei Ihre Kündigungsfrist beziehungsweise weisen Sie darauf hin!) und Ihre GehaltsvorstellungWichtig: Das Datum von Anschreiben und Lebenslauf muss identisch sein. Unterschrift nicht vergessen!

  3. PDF mit geringer Größe erstellen
    Generell hat sich bei E-Mail-Bewerbungen die PDF-Mappe durchgesetzt: Wie in der klassischen Bewerbungsmappe sind hier Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, mögliche Zertifikate und Arbeitsproben hintereinander angeordnet. Die gesamte PDF-Datei sollte nicht mehr als 2-3 MB umfassen, damit die E-Mail nicht in der Firewall der Unternehmen hängenbleibt. Achten Sie speziell darauf, dass das Bewerbungsfoto nicht zu hoch aufgelöst, aber dennoch beim Druck deutlich erkennbar bleibt. Wenn Sie Ihre Zeugnisse einscannen, sollten Sie auch hier auf eine gut lesbare Auflösung achten, die jedoch nicht zu viel Kapazität beanspruchen sollte.

  4. Aussagekräftige Betreffzeile
    Tipp: Schreiben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile in die E-Mail. Ohne diese fällt die Zuordnung schwer und die Bewerbung landet häufig im Spamfilter des Unternehmens. Im Idealfall sollte da neben dem Wort Bewerbung die Kennziffer der Stellenausschreibung und Ihr Name auftauchen  

Worauf beim Versenden der Bewerbung per E-Mail zu achten ist: 5 wichtige Tipps

  1. Nutzen Sie eine seriöse E-Mail-Adresse als Absender
    Wenn Sie einen guten und seriösen Eindruck auf ihren zukünftigen Arbeitgeber machen möchten, wählen Sie einen E-Mail-Account, der einen Rückschluss auf Ihren echten Namen zulässt. Benutzen Sie keine Fantasienamen oder Nicknamen für den Versand einer E-Mail-Bewerbung. Sie beugen damit der Gefahr vor, im Spam-Ordner des Arbeitgebers zu landen. Was aber viel wichtiger ist: Mit einer authentischen E-Mail-Adresse gelten Sie als ernstzunehmender Bewerber, der weiß, worauf es im Arbeitsleben ankommt. 

  2. Bewerbung nicht ohne konkreten Ansprechpartner absenden
    Ob Ihre Bewerbung gelesen wird und eine Chance auf Erfolg hat, hängt davon ab, dass sie im richtigen Postfach landet. Eine allgemeine info@firma-Adresse, die auf der Webseite steht, ist keine gute Wahl – vor allem, wenn es sich um einen Initiativbewerbung handelt. Bewerber sollten sich die Mühe machen, vorher einen konkreten Ansprechpartner und dessen Mailadresse herauszufinden. Das kann über die sozialen Netzwerke, die Webseite des Unternehmens oder auch mit einem vorherigen Telefonat erfolgen. So passen das Anschreiben, in dem Sie den Ansprechpartner begrüßen, und die E-Mail auch wirklich zusammen. Wird in der Stellenausschreibung jedoch eine spezielle E-Mail-Adresse angegeben, sollten Sie diese Adresse auch verwenden – selbst, wenn es sich um eine Sammeladresse handeln sollte.

  3. Vor dem Versand Bewerbung auf Fehler und Mail-Optik prüfen
    Ist die Bewerbungsmail fertig, senden Sie die E-Mail am besten vorab als Probemail an einen Freund/in oder Bekannten sowie an ein zweites eigenes E-Mail-Postfach. So können Sie sehen, wie die Formatierungen aussehen, ob bei kostenlosen Providern eventuell lästige Werbung mit versendet wird und wie groß die Mail insgesamt mit den Anhängen ist.

    Zugleich können Sie überprüfen (lassen), ob sich in Ihrer Bewerbung eventuell Schreibfehler eingeschlichen haben, die Sie beim Schreiben versehentlich übersehen haben. 

  4. Auf die Größe der Anhänge achten: Postfach nicht sprengen
    Achten Sie bei Ihren Anhängen, also den mitgesendeten PDF, unbedingt auf die Größe. Nicht ist ärgerlicher, als wenn die Email wegen zu großer Anhänge den Empfänger nicht erreicht oder das Postfach des Personalers sprengt. 

    Die gesamte Mail inklusive der angehängten PDF-Mappe sollte idealerweise zwei bis drei MB groß sein. Manche Unternehmen lassen Anhänge bis zu 5 MB zu. 

  5. Erstellen Sie eine vollständige Signatur 
    Am Ende der E-Mail sollten die vollständigen Kontaktdaten des Bewerbers stehen. Diese bestehen aus:
  • Name
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse 
  • eventuell auch Bewerberhomepage 
Dieser Artikel ist erschienen am 11.04.2018
  • Vor- und Nachteile

    Risiko Jobwechsel

    Risiko Jobwechsel

    Was Bewerber beachten müssen, damit der Jobwechsel gelingt – und womit sie ihren Job auf keinen Fall vorzeitig in Gefahr bringen sollten.

  • Selbst aktiv werden

    Mit Initiativbewerbung zum neuen Job

    Initiativbewerbung

    Der Traumarbeitgeber hat immer noch keine Stellen ausgeschrieben? Macht nichts. Zum Glück gibt es die Initiativbewerbung, mit der sich jeder interessierte Arbeitnehmer bei einem Unternehmen seiner Wahl bestens ins Gespräch bringen kann.

  • Aussehen – Inhalt – Aufbau

    Ihre Visitenkarte: die Bewerbungsmappe

    Bewerbungsmappe

    Mit der Bewerbungsmappe müssen Sie überzeugen. Denn mit ihr vermitteln Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber einen ersten Eindruck und ein möglichst gutes Bild von Ihrer Persönlichkeit.

  • Vorlagen, Inhalte & Tipps

    Der korrekte Lebenslauf

    Der Lebenslauf ist neben dem Anschreiben der wesentliche Part jeder Bewerbung. Mit ihm zeigt ein Bewerber, dass er aufgrund seiner Ausbildung, seines beruflichen Werdegangs und seiner Qualifikationen zu einem ausgeschriebenen Job passt.

  • Muster und Tipps zum Aufbau

    Das perfekte Anschreiben

    So bewerben Sie sich richtig: Das Anschreiben ist das Kernstück jeder Bewerbung. Es entscheidet den Ton, spiegelt die Motivation und beinhaltet Fakten und Argumentation gleichermaßen.

 

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